E-Posta Yönlendirme Kuralları Nasıl Çalışır? Mailim’de Akıllı Akış Yönetimi

E-posta yönlendirme, genellikle profesyonel iş ortamlarında kullanılır. Bir e-posta hesabına gelen mesajların doğrudan ve otomatik bir şekilde başka e-posta adresine gönderilme işlemidir. E-mail yönlendirme, zamandan tasarruf adına önemlidir. Gelen e-postalar merkezi bir hesap üzerinden kontrol edilebildiğinden iş yükünün azalmasını destekler.

Bir Turkcell markası olan Mailim, mailler üzerinde akıllı akış yönetimi sunar. Ayrıca e-posta ihtiyaçlarının güvenli ve hızlı bir şekilde karşılanmasına katkı sağlar. iOS kullanıcıları App Store Mailim indirme işlemi ile Mailim’in tüm avantajlarına kolayca erişebilir. Android kullanıcılar ise Google Play Store üzerinden uygulamaya erişebilir.

E-Posta Yönlendirme Nedir, Neden Kullanılır?

E-posta yönlendirme, bir e-posta adresine gelen mailin başka bir e-posta adresine iletilmesidir. Belirli kurallara göre özelleştirilebilen işlemin kalıcı ya da geçici olması mümkündür. Gelen kutusuna ulaşan mail, sistem sayesinde pratik ve otomatik bir şekilde başka mail adresine iletilir. Bu işlem, özellikle yoğun iş hayatında iş yükünün azaltılması adına önemlidir.

E-posta sağlayıcıları tarafından çeşitli seçenekler halinde yönlendirme özelliği sunulur. Gmail, Yandex, Zoho söz konusu e-posta sağlayıcılarına örnek olarak verilebilir. Yönlendirme kuralları genel olarak birtakım unsurların dahil olduğu filtrelemelerdir. Konu başlığı, mesajın kimden geldiği, ek içerip içermediği e-posta yönlendirme kapsamında değerlendirilir. Dolayısıyla Gmail e-posta yönlendirme gibi işlemler için çeşitli adımların atılması gerekir. Özellikle yönlendirme kuralları hakkında bilgi edinmek, yönlendirmenin sorunsuz bir şekilde yapılmasını destekler.

Mail yönlendirme işlemlerinin birçok amaçla kullanılması olanaklıdır. Genel olarak bu tür bir sistemin kullanılmasının nedenleri şu şekildedir:

● Bir çalışan izindeyken ya da işten ayrıldığında iş sürekliliğinin sağlanması adına tercih edilmesi mümkündür. Çalışanın e-mail adresinde yer alan postal, oldukça kısa bir süre içinde başka bir çalışanın adresine yönlendirilebildiğinden iş akışında yaşanabilecek sorunların önüne geçilir.

● Birden çok e-posta hesabı kullanan kişiler için tüm mesajların tek bir hesapta toplanması olanaklıdır.

● Önemli e-postalar farklı hesaplara iletilerek e-postaların güvenli bir şekilde muhafaza edilmesi sağlanır.

Şirket mailini Gmail’e yönlendirme gibi birçok amaçla kullanılan e-posta yönlendirme sistemi, zamandan tasarrufu olanaklı hale getirir. Ayrıca sistem, iş verimliliğini sağlama adına da önemlidir. Bunun yanı sıra kurumsal iletişimin sağlanması ve bazı e-postaların kontrol altında tutulması, e-mail yönlendirme sistemiyle mümkün hale gelir.

Mail Filtreleme ve Kural Tanımlama

E-posta yönlendirme kurallarının oluşturulması için ilk adım mail filtreleme ve kural tanımlamadır. Gelen e-postaların; içerikleri, konu başlıkları ya da gönderen adreslerine göre filtrelenmesi olanaklıdır. Kural tanımlama ise belirli şartları taşıyan mailler için otomatik işlem yapılmasını olanaklı hale getirir.

Gönderen Bilgisine Göre Klasör Yönlendirmesi

E-posta yönlendirme aşamalarından bir diğeri gönderen bilgisine göre klasör yönlendirmesidir. Bu aşamada yapılan değişiklikler ile belirli bir kişiden ya da kurumdan gelen mailler seçilen klasöre otomatik bir şekilde yönlendirilir. Özellikle zamandan tasarruf adına önemli olan bu aşama, her e-postanın doğru yerde muhafaza edilmesini sağlar.

Konu Başlığına Göre E-Posta Yönlendirme Kuralları

E-posta yönlendirme konusunda konu başlığına göre yönlendirme yapılması olanaklıdır. Yapılan düzenlemeler sayesinde e-posta “konu” kısmında yer alan kelimelere göre filtreleme işlemi gerçekleştirilir. Mailde geçen kelimelere göre mail belirli klasöre taşınır. İlgili maillerin anında bulunması, gelen kutusunun sadeleştirilmesi ve zamandan tasarruf sağlanması konu başlığına göre e-posta yönlendirme kurallarının sağladığı avantajlardır.

İzindeyken Otomatik Mail Yönlendirme Nasıl Ayarlanır?

E-posta yönlendirme, özellikle bir çalışan izindeyken ona gelen maillerin diğer çalışanlara aktarılması açısından önemlidir. Gmail, Outlook ya da Hotmail e-posta yönlendirme adımları ile bir çalışan izindeyken mail yönlendirme gerçekleştirilmesi olanaklıdır. İzindeyken mail yönlendirmenin aktif hale gelebilmesi için e-posta yönlendirme adımlarının uygulanması gerekir. Ayrıca bu esnada otomatik yanıtın aktifleştirilmesi, sürecin çok daha profesyonel bir şekilde tamamlanmasını sağlar. Bu noktada genel olarak şu adımların uygulanması gerekir:

● Gmail hesabınıza giriş yapın ve sağ üstte yer alan Ayarlar sekmesinden “Tüm Ayarları Görüntüle” seçeneğini tıklayın.

● “Genel” sekmesinde “Tatilde Otomatik Yanıtlayıcı” bölümünü bularak bu butonu tıklayın.

● Tatilin başlangıç ve bitiş tarihlerini belirleyerek yanıt olarak gönderilmesini istediğiniz mesajı yazın.

● Son olarak kaydet butonunu tıklayarak işlemlerinizi tamamlamanız gerekir.

İzindeyken otomatik mesaj iletilmesi iş akışının devam etmesi açısından önemlidir. Ayrıca acil işler olsa bile başka bir çalışan bu işlerle ilgilenir.

Turkcell tarafından sunulan e-posta hizmetine App Store ve Google Play Store Mailim uygulaması üzerinden erişebilirsiniz. Böylece mail işlemlerinizi mobil cihazlarınızdan da kolaylıkla gerçekleştirebilirsiniz..

Mailim’de Akıllı Akış Yönetimi ile E-Postaları Kategorilere Ayırın!

Gmail, Hotmail veya Outlook gelen mailleri klasöre yönlendirme işlemlerinin tamamı profesyonel hayatta iş akışının devam etmesi ve verimliliğin elde edilmesi açısından önemlidir. Türkiye’nin yerli e-posta hizmeti olan Mailim de akıllı akış yönetimi ile gelen maili klasöre yönlendirmenizi sağlayarak e-postalarınızı kategorilere ayırmanıza olanak tanır. Mailim girişi yaptıktan sonra hesabınızı kullanmaya başlayabilir, e-postalarınızı sizin için en verimli olacak şekilde düzenleyebilirsiniz. Bulut tabanlı kurumsal e-posta hizmetinden yararlanarak hem verilerinizin güvenliğini sağlayabilirsiniz hem de onlara dilediğiniz zaman dilediğiniz yerden ve cihazdan kolayca ulaşabilirsiniz. Böylece iş akışlarınız kesintisiz şekilde devam eder.